Перейти до вмісту 
Пільга з ПДВ для певних медичних послуг не звільняє клініку від обов’язку застосовувати РРО або ПРРО. Це різні вимоги законодавства. Необхідність фіскалізації залежить насамперед від того, як саме клініка приймає оплату від пацієнтів.
Правила застосування кас регулює Закон України №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», а контролює їх дотримання ДПС. З 1 серпня 2025 року за основні порушення правил використання РРО/ПРРО знову застосовуються повні фінансові санкції: 100% вартості операції за перше порушення та 150% — за кожне наступне.
Розберемося, коли клініці потрібна каса, чим РРО відрізняється від ПРРО та як організувати фіскалізацію в одному медцентрі або мережі.
Чи потрібен РРО медичному закладу
Так, якщо клініка здійснює розрахункові операції, для яких Закон №265 вимагає застосування РРО/ПРРО. Сам статус медичного закладу не дає автоматичного звільнення від каси.
РРО або ПРРО, зокрема, потрібен, коли пацієнт платить готівкою, банківською карткою через POS-термінал або карткою через інтернет-еквайринг чи платіжний сервіс.
Ключове значення має саме спосіб розрахунку. ДПС роз’яснює, що РРО/ПРРО не застосовується, коли оплата здійснюється шляхом банківського переказу безпосередньо на поточний рахунок суб’єкта господарювання за повними банківськими реквізитами у форматі IBAN.
Тому «оплата онлайн» сама по собі не означає, що каса не потрібна. Якщо пацієнт вводить дані картки на сайті або платить через платіжний сервіс чи інтернет-еквайринг, така операція може вимагати фіскалізації.
Окремої уваги потребує продаж товарів. Якщо клініка додатково продає косметику, БАДи, лікарські засоби, медичні вироби чи іншу продукцію, правила фіскалізації необхідно оцінювати і для цих операцій. Водночас використання рукавичок, шприців та інших витратних матеріалів безпосередньо під час надання послуги не слід автоматично прирівнювати до окремого роздрібного продажу товару.
Пільга з ПДВ на медичні послуги не звільненяє від РРО
Це два різні правові питання.
ПДВ визначає порядок оподаткування операції, а Закон №265 — порядок проведення розрахунків із пацієнтом. Тому навіть якщо конкретна медична послуга звільнена від ПДВ, спосіб її оплати може вимагати застосування РРО або ПРРО.
РРО чи ПРРО: що обрати клініці
І класичний РРО, і ПРРО виконують одну основну функцію — реєструють розрахункові операції та дозволяють сформувати фіскальний чек. Відрізняється передусім спосіб організації роботи.
| Критерій | Класичний РРО | Програмний РРО (ПРРО) |
| Обладнання | Окремий касовий апарат | ПК, планшет або смартфон із програмним забезпеченням |
| Початкові витрати | Зазвичай вищі | Зазвичай нижчі |
| Робота без інтернету | Автономна робота апарата | Можлива в передбаченому законодавством офлайн-режимі |
| Масштабування | Потребує додаткового обладнання | Простіше додавати каси та робочі місця |
| Інтеграція з МІС | Залежить від обладнання та ПЗ | Зазвичай простіше реалізувати через програмну інтеграцію |
| Оптимальний сценарій | Стаціонарна каса з постійним потоком | Кабінети, кілька рецепцій, мережі, мобільні робочі місця |
Для великої стаціонарної рецепції може бути зручним класичний РРО. Для клініки з кількома адміністраторами, кабінетами або філіями ПРРО часто простіше масштабувати та інтегрувати з медичною інформаційною системою.
Вибір варто робити не лише за ціною каси, а й за тим, скільки точок приймають оплату, хто працює з касою та наскільки легко систему можна інтегрувати з обліком клініки.
Як зареєструвати ПРРО
ПРРО реєструється через ДПС. Перед його реєстрацією господарська одиниця, де здійснюватимуться розрахунки, має бути належним чином поставлена на облік.
Базовий алгоритм виглядає так:
- Оформити КЕП. Електронний підпис потрібен для роботи з Електронним кабінетом та ПРРО.
- Подати форму №20-ОПП, якщо господарська одиниця ще не обліковується в ДПС.
- Подати заяву за формою №1-ПРРО. Після її обробки фіскальний сервер ДПС реєструє ПРРО та присвоює йому фіскальний номер.
- Передати дані про електронні підписи касирів, які працюватимуть із ПРРО, відповідно до чинної процедури ДПС.
- Налаштувати програмне забезпечення та робочі місця.
- Підключити ПРРО до МІС та інших систем клініки, якщо передбачена відповідна інтеграція.
Для мережі важливо спочатку правильно описати структуру господарських одиниць і точок розрахунку, а вже після цього реєструвати необхідну кількість ПРРО.
Покрокову інструкцію саме з налаштування каси в Clinica Web дивіться в матеріалі «Як підключити медичний заклад до РРО та пРРО».
Штрафи за порушення РРО/ПРРО у 2026 році
З 1 серпня 2025 року завершився перехідний період зі зменшеними санкціями для окремих категорій підприємців. За основні порушення, передбачені пунктом 1 статті 17 Закону №265, застосовуються штрафи у повному розмірі.
| Порушення | Основна фінансова санкція |
| Непроведення розрахунку через РРО/ПРРО | 100% вартості операції за перше порушення |
| Повторне порушення | 150% вартості операції за кожне наступне порушення |
| Проведення операції на неповну суму | 100% / 150% залежно від повторності |
| Невидача паперового або електронного фіскального чека | 100% / 150% залежно від повторності |
Важлива деталь для власника: ДПС розглядає кожний продаж або надання послуги без належного фіскального документа як окреме порушення. Тому системна помилка адміністратора може бути значно дорожчою, ніж один неправильно оформлений чек.
Крім фінансових санкцій за Законом №265, залежно від виду порушення можуть виникати й інші види відповідальності. Тому касову дисципліну варто контролювати як системний бізнес-процес, а не залишати виключно на рівні уважності адміністратора.
Лікарі-ФОП, філії та передоплати: особливі ситуації для приватних клінік
Саме складна структура розрахунків найчастіше створює ризики у приватній медицині. Особливо коли в одному приміщенні працюють різні ФОП, клініка має кілька філій, а пацієнти частину послуг оплачують онлайн.
Лікар-ФОП орендує кабінет у клініці
Фіскалізувати операцію має той суб’єкт господарювання, який фактично продає послугу та приймає оплату.
Якщо лікар-ФОП самостійно укладає відносини з пацієнтом і отримує оплату за власні послуги, питання застосування РРО/ПРРО вирішується щодо цього ФОП. Якщо ж гроші приймає клініка за власні послуги, відповідальність за правильне проведення розрахунку лежить на клініці.
Тому модель роботи варто чітко закріпити договорами. Ситуація, коли юридично послугу надає один суб’єкт, а фактично гроші на рецепції приймає інший, створює зайві податкові ризики.
Клініка має кілька філій
Для кожної господарської одиниці, де використовуватиметься ПРРО, інформація має бути належним чином відображена в обліку ДПС. Кількість кас визначають відповідно до реальної організації розрахунків.
Для мережі важливо не просто зареєструвати ПРРО, а бачити всі операції централізовано: за філіями, касами та адміністраторами. Це спрощує внутрішній фінансовий контроль і пошук розбіжностей.
Пацієнт вносить передоплату онлайн
Якщо пацієнт переказує гроші безпосередньо на поточний рахунок клініки за повними реквізитами IBAN, така операція не є розрахунковою для цілей Закону №265. Але оплата карткою через інтернет-еквайринг або платіжний сервіс є іншим сценарієм і, за роз’ясненнями ДПС, потребує застосування РРО/ПРРО.
Якщо після передоплати пацієнт додатково розраховується готівкою або карткою на рецепції, ця частина платежу також має бути належним чином фіскалізована.
Повернення, знижки та пакети послуг
Повернення коштів не варто оформлювати простим видаленням платежу з внутрішнього обліку. Якщо початкова операція була фіскалізована, повернення також потрібно коректно провести через РРО/ПРРО відповідним розрахунковим документом.
Так само система має правильно передавати в касу фактичну суму після знижки та дозволяти коректно працювати з авансами, пакетами й абонементами. Для клініки з великою кількістю операцій ручний контроль таких сценаріїв швидко стає ненадійним.
Як інтеграція РРО/ПРРО з МІС зменшує кількість помилок
Коли адміністратор окремо проводить оплату в МІС, а потім вручну вводить ту саму суму в касу, виникає подвійна робота та ризик помилки. Достатньо неправильно ввести суму, забути сформувати чек або оформити повернення лише в одній системі — і фінансовий облік уже не збігається.
Інтеграція каси з МІС дозволяє пов’язати оплату за конкретну послугу з фіскальною операцією та зменшити кількість ручних дій адміністратора.
При виборі такого рішення варто перевірити, чи підтримує система:
- автоматичне формування фіскального чека під час проведення оплати;
- роботу з необхідним клініці РРО/ПРРО;
- кілька кас і філій;
- повернення, знижки та інші типові сценарії розрахунків.
У Clinica Web роботу з РРО/ПРРО можна поєднати з операційними процесами медзакладу, щоб адміністратор працював із оплатою без зайвого дублювання даних.
Хто перевіряє дотримання правил РРО/ПРРО
Контроль за дотриманням законодавства щодо розрахункових операцій здійснює ДПС. Це окремий контур відповідальності, який не стосується eHealth, ЕСОЗ чи контролю з боку НСЗУ.
Для клініки практична готовність до перевірки означає насамперед порядок у щоденних розрахунках:
- усі операції, які підлягають фіскалізації, проводяться через зареєстрований РРО/ПРРО;
- пацієнту видається або надсилається належний фіскальний чек;
- касові зміни відкриваються і закриваються відповідно до встановлених правил;
- повернення та коригування проводяться коректно;
- внутрішній фінансовий облік відповідає фактичним розрахунковим операціям.
Чим більше філій, адміністраторів і способів оплати має клініка, тим важливіше переводити цей контроль із ручного режиму в системний.
Фіскалізація без зайвої ручної роботи
Для правильної організації розрахунків клініці потрібно вирішити три завдання: визначити, які платежі необхідно фіскалізувати, обрати РРО або ПРРО та організувати його роботу разом із внутрішнім фінансовим обліком.
Особливо важливо продумати систему заздалегідь, якщо клініка має кілька філій, працює з лікарями-ФОП, приймає онлайн-передоплати або використовує різні способи розрахунків.
Clinica Web допомагає об’єднати роботу клініки, фінансовий облік і фіскалізацію в єдиній системі. Замовте демо, щоб побачити, як робота з РРО/ПРРО може бути організована саме для процесів вашого медзакладу.
