Перейти до вмісту 
Приватні медичні заклади зобов’язані працювати з електронною системою охорони здоров’я (ЕСОЗ), але чи означає це, що кожен прийом пацієнта, консультація або лабораторне дослідження мають обов’язково реєструватися в центральній базі даних?
Реєстрація медичного закладу в ЕСОЗ та обов’язкове внесення кожного медичного запису — не одне й те саме. Законодавство визначає конкретні випадки, коли передавання інформації до ЕСОЗ є обов’язковим. Ці вимоги поширюються не лише на заклади, які співпрацюють із НСЗУ, а й на приватні клініки та ФОП, що здійснюють медичну практику.
Розглянемо, які дані потрібно вносити до ЕСОЗ у 2026 році, коли допускаються винятки та як організувати роботу з електронною медичною документацією за допомогою МІС Clinica Web.
Чи зобов’язані приватні клініки працювати з ЕСОЗ?
Відповідно до Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з медичної практики, затверджених постановою КМУ № 285, ліцензіати повинні зареєструватися в Реєстрі суб’єктів господарювання у сфері охорони здоров’я центральної бази даних ЕСОЗ та забезпечити використання функціональних можливостей системи, визначених законодавством як обов’язкові.
Ці вимоги стосуються як державних, так і приватних медичних закладів, а також ФОП, які мають ліцензію на медичну практику.
Водночас необхідно розрізняти два процеси:
Ведення електронної медичної документації в МІС — створення та зберігання карток пацієнтів, історій хвороб, результатів обстежень та інших документів у внутрішній інформаційній системі закладу.
Внесення даних до ЕСОЗ — передавання визначених законодавством електронних медичних записів до центральної бази даних через підключену медичну інформаційну систему.
Отже, наявність електронної картки пацієнта в МІС не означає, що всі відомості з неї автоматично мають передаватися до ЕСОЗ.
Чи потрібно вносити до ЕСОЗ кожен прийом пацієнта?
Ні, загального обов’язку передавати до ЕСОЗ інформацію про абсолютно кожен платний прийом у приватній клініці законодавство не встановлює. Проте окремі види медичних записів і документів підлягають обов’язковому внесенню незалежно від форми власності закладу.
Згідно з наказом МОЗ № 587 від 28.02.2020, обов’язковість внесення медичних записів, направлень і рецептів залежить від правових підстав надання допомоги та інших спеціальних нормативних вимог.
Зокрема, відповідні обов’язки встановлено для надавачів медичних послуг за договорами з НСЗУ, залучених до виконання таких договорів осіб та інших визначених законодавством надавачів безоплатної для пацієнта допомоги.
Розглянемо два приклади.
Приклад 1. Платна консультація у приватній клініці. Пацієнт звернувся на консультацію, яка не передбачає створення електронного документа, обов’язкового для внесення до ЕСОЗ. Якщо інша норма не встановлює відповідного обов’язку, інформація про консультацію може зберігатися у внутрішній медичній документації закладу.
Приклад 2. Оформлення медичного висновку про тимчасову непрацездатність. Якщо за результатами прийому лікар формує такий висновок, необхідно дотримуватися встановленого порядку внесення відповідних відомостей до ЕСОЗ, включно з необхідними медичними записами.
Таким чином, обов’язковість внесення даних визначається не лише тим, чи є клініка приватною, а насамперед видом медичної допомоги, документом та відповідною нормою законодавства.
Які дані обов’язково вносити до ЕСОЗ у 2026 році?
Законодавство встановлює окремі вимоги залежно від виду медичної допомоги та документа, який оформлює лікар.
| Вид інформації | Коли внесення до ЕСОЗ є обов’язковим |
| Медичні записи за ПМГ | У випадках надання допомоги за договором із НСЗУ відповідно до встановлених вимог |
| Медичні висновки | Зокрема, про тимчасову непрацездатність і народження, разом із необхідними пов’язаними записами |
| Електронні рецепти | Для лікарських засобів, щодо яких законодавство передбачає електронну форму рецепта, з урахуванням винятків |
| Електронні направлення | У випадках, визначених порядком направлення пацієнтів та іншими нормативними актами |
| Медичні вироби | Під час формування передбачених законодавством електронних запитів на медичні вироби та допоміжні засоби реабілітації |
| Реабілітаційна допомога | Для визначених нормативними актами реабілітаційних обстежень, втручань і планів |
| Телемедицина | Для випадків медичної та реабілітаційної допомоги, на які поширюються спеціальні вимоги щодо внесення записів |
Основним нормативним документом є наказ МОЗ № 587, який визначає порядок ведення відповідного реєстру та обов’язкові випадки внесення інформації.
Для керівника клініки важливо не лише знати перелік документів, а й забезпечити правильне виконання цих вимог медичними працівниками.
Детальніше про організаційні етапи підключення закладу до електронної системи охорони здоров’я читайте в матеріалі блогу Clinica Web «eHealth та НСЗУ: покроковий гайд підключення клініки у 2026 році».
Чи потрібно приватним лабораторіям передавати результати аналізів до ЕСОЗ?
Для приватних лабораторій вимоги до внесення даних залежать від характеру медичної діяльності, умов надання послуг та конкретних нормативних зобов’язань.
Не кожен результат лабораторного дослідження автоматично підлягає обов’язковому передаванню до ЕСОЗ. Наприклад, якщо лабораторія виконує дослідження на платній основі, без договору з НСЗУ, необхідно визначити, чи передбачає законодавство обов’язкове внесення відповідного запису саме для цієї послуги.
Інша ситуація виникає, коли лабораторія бере участь у наданні медичної допомоги за Програмою медичних гарантій. У такому разі необхідно враховувати вимоги до електронних направлень, медичних записів та документування наданих послуг.
Для лабораторій також важливо розмежовувати роботу лабораторної інформаційної системи (ЛІС) та обмін даними з ЕСОЗ. Зберігання результатів досліджень у ЛІС саме по собі не підтверджує їх передавання до центральної бази даних.
Що робити, якщо ЕСОЗ тимчасово недоступна?
Під час воєнного стану можуть виникати ситуації, коли медичний заклад не має технічної можливості створювати записи в ЕСОЗ через перебої електропостачання, інтернет-з’єднання або інші технічні обмеження.
Пункт 7 наказу МОЗ № 587 передбачає можливість ведення медичних записів на паперових формах первинної облікової документації за відсутності технічної можливості працювати з ЕСОЗ.
Після відновлення технічної можливості відповідні записи вносяться до електронної системи з дотриманням установлених строків та умов.
Керівнику медичного закладу варто заздалегідь визначити порядок дій персоналу під час технічних збоїв, відповідальних за перенесення записів та механізм контролю їх повноти.
Хто відповідає за невнесення даних до ЕСОЗ?
Невнесення інформації до ЕСОЗ може свідчити про порушення законодавства лише тоді, коли для конкретного запису існував відповідний обов’язок.
При оцінюванні ситуації необхідно встановити, чи підлягав запис обов’язковому внесенню, хто мав його створити, чи існувала технічна можливість та чи дотримано встановленого порядку.
Для керівництва клініки це питання організації внутрішніх процесів. Важливо забезпечити належне розмежування доступів, навчання персоналу, контроль правильності документування та своєчасне виправлення помилок.
Використання МІС допомагає систематизувати роботу з медичною інформацією, проте не звільняє заклад і медичних працівників від відповідальності за виконання встановлених вимог.
Як організувати роботу з ЕСОЗ у приватній клініці?
Ефективна робота з ЕСОЗ починається з визначення обов’язкових процесів. Медичному директору необхідно розуміти, які послуги закладу потребують створення електронних записів, які документи формуються через ЕСОЗ та хто відповідає за їх оформлення.
Наступний етап — перевірка налаштувань медичної інформаційної системи, актуальності даних медичних працівників і доступності необхідних функцій.
Не менш важливі внутрішній контроль та навчання персоналу. Помилки під час оформлення медичних документів можуть створювати додаткове адміністративне навантаження й потребувати подальшого виправлення записів.
Тому під час впровадження МІС варто оцінювати не лише функціональність програмного забезпечення, а й готовність команди працювати за встановленими процедурами.
Clinica Web — медична інформаційна система для роботи відповідно до вимог ЕСОЗ
МІС Clinica Web — комплексне програмне рішення для автоматизації приватних клінік, медичних центрів і лабораторій, що підтримує організацію роботи з медичною документацією та інтеграцію з ЕСОЗ.
Система дозволяє об’єднати основні процеси медичного закладу в єдиному цифровому середовищі: ведення електронних карток пацієнтів, роботу лікарів і реєстратури, облік послуг, лабораторні процеси та управлінську аналітику.
Clinica Web підтримує роботу з ЕСОЗ відповідно до встановлених технічних вимог і стандартів у межах реалізованих функціональних можливостей. Це допомагає медичним закладам організувати електронний документообіг і виконувати передбачені законодавством операції з медичними даними.
Завдяки інтеграційним можливостям Clinica Web клініки можуть організувати взаємодію між різними інформаційними системами та зменшити потребу в ручному перенесенні даних.
Для керівників це означає більш упорядковані процеси, централізований доступ до робочої інформації та можливість контролювати діяльність закладу в межах однієї системи.
Поширені запитання про внесення даних до ЕСОЗ
Чи обов’язково приватній клініці мати договір із НСЗУ для роботи з ЕСОЗ?
Ні. Робота з ЕСОЗ та укладення договору з НСЗУ — різні процеси. Приватний медичний заклад може працювати виключно на платній основі, але повинен виконувати вимоги щодо реєстрації та внесення визначених законодавством даних.
Чи потрібно вносити до ЕСОЗ усі платні консультації?
Не обов’язково. Якщо консультація не передбачає створення записів або документів, внесення яких є обов’язковим, загальної вимоги передавати інформацію про такий прийом до центральної бази даних немає.
Чи можна вести медичні картки пацієнтів лише в МІС?
Так, для відомостей, які законодавство не зобов’язує передавати до ЕСОЗ, за умови дотримання вимог до ведення та зберігання медичної документації. Якщо запис підлягає обов’язковому внесенню до ЕСОЗ, його збереження лише у внутрішній МІС недостатньо.
Чи звільняє використання МІС від відповідальності за помилки?
Ні. Медична інформаційна система є інструментом роботи з даними. Відповідальність за правильність оформлення документації та виконання законодавчих вимог визначається відповідними нормативними актами.
Висновок
У 2026 році приватні медичні заклади повинні забезпечувати роботу з ЕСОЗ, але обов’язок внесення конкретних медичних записів залежить від виду допомоги, оформлюваних документів та чинних нормативних вимог.
Для власників і медичних директорів головне завдання — організувати процеси так, щоб обов’язкові записи створювалися правильно та своєчасно, а персонал мав необхідні інструменти для роботи.
МІС Clinica Web допомагає автоматизувати медичні та адміністративні процеси, підтримувати роботу з ЕСОЗ і формувати єдиний цифровий простір для управління клінікою.
Бажаєте дізнатися, як Clinica Web допоможе організувати роботу вашої клініки з ЕСОЗ? Замовте демонстрацію МІС Clinica Web — наші спеціалісти покажуть можливості системи та допоможуть визначити оптимальний формат її використання для вашого медичного закладу.
